Administrativ chef

Ref PAR 2022/1642

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap har idag cirka 120 anställda lärare, forskare, doktorander och administrativ personal. Vid institutionen bedrivs forskning, undervisning och samverkan inom en rad områden. Här finns forskning inom bland annat arbetsmarknad, arbetsliv, sociala avvikelser, digitalisering, emotioner, genus, migration, miljöfrågor, sociala rörelser, styrning och organisation, samt teknik och vetenskap. Utbildningar erbjuds inom en rad områden som till exempel sociologi, arbetsvetenskap, personalvetenskap, kriminologi och socialpsykologi. Institutionen har också ett omfattande åtagande på flera av Göteborgs universitets utbildningsprogram, inte minst inom lärarutbildningen. Samverkan och utvecklingsprojekt bedrivs både inom forskning och utbildning med partners inom det privata näringslivet och offentlig sektor, exempelvis Centrum för Global Human Resource Management (CGHRM).

Verksamhetsstödet vid institutionen ansvarar för ekonomi- personal-, forsknings- och utbildningsadministration samt studievägledning, lokalfrågor och kommunikation. Gruppen leds av administrativ chef och består av ca 15 medarbetare som arbetar för att ge institutionens kärnverksamhet, det vill säga lärare och forskare, samt antagna och presumtiva studenter, professionellt stöd.

Arbetsuppgifter 

Som administrativ chef har du en sammanhållande roll med ett brett ansvarsområde i en dynamisk akademisk miljö där du arbetar med både operativa och strategiska frågor. Du leder institutionens verksamhetsstöd och skapar förutsättningar för att den ska kunna stödja institutionens arbete med utbildning, forskning och samverkan. Det är din uppgift att organisera och bemanna ett effektivt och professionellt verksamhetsstöd utifrån institutionens behov och förutsättningar.

Du har verksamhets- och personalansvar för den administrativa verksamheten, vilket innebär arbetsuppgifter som arbetsledning, rekrytering, bemanning, utvecklings- och lönesamtal och arbetsmiljöansvar. En viktig del av arbetet är att utifrån institutionens behov forma, samordna och utveckla arbetssätt inom verksamhetsstödet tillsammans med dina medarbetare. I arbetet ingår också att säkerställa att institutionen följer de lagar, regler, beslut, rutiner och processer som är fastställda för myndigheten och vid institutionen.

Som administrativ chef är du direkt underställd prefekten och ingår i institutionens ledningsgrupp. Du har en nyckelroll i att utveckla och förvalta ett kvalificerat långsiktigt professionellt ledningsstöd till prefekt och övriga institutionsledningen där du behöver vara aktiv och påläst och föra diskussionerna framåt utifrån ditt ansvarsområde.

Arbetet innebär att kontinuerligt driva utvecklingen av interna rutiner och processer, ansvara för årsplanering och att tillsammans med medarbetarna i verksamhetsstödet och institutionsledningen planera för arbete, möten och utvecklingsinsatser.

Du arbetar nära kärnverksamheten och ska kommunicera, samordna, organisera och verka inom ditt ansvarsområde genom funktionella mötesfora. Arbetet innebär också att du ska kommunicera i skrift, till exempel med beslutsunderlag och remissvar.

Kvalifikationer 

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning eller annan utbildning och erfarenheter som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga och relevanta för anställningen. Särskild vikt kommer att läggas vid tidigare erfarenhet av arbetsledning och vid erfarenhet av att agera som kvalificerat ledningsstöd. Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp är meriterande.

Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet från universitets- och högskolesektorn med stor kunskap om och god förståelse för verksamheten inom sektorn och dess villkor.

Du har förmåga att se frågor och lösningar ur ett helhetsperspektiv och har lätt för att entusiasmera dina medarbetare att arbeta för verksamhetens mål med ett service- och samarbetsinriktat arbetssätt och har en förmåga att skapa ett gott arbetsklimat. Vidare har du intresse av och förmåga att coacha och utveckla medarbetare. Utifrån din arbetslivserfarenhet och personliga mognad möter du olika ledningsrelaterade utmaningar på ett prestigelöst, tryggt sätt och har förmåga att anpassa ditt ledarskap till olika situationer.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, något som ställer höga krav på god samarbetsförmåga samt god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på både svenska och engelska. Anställningen ställer även höga krav på god datorvana med krav på goda kunskaper i hantering av olika stödsystem.

Det är mycket meriterande om du har god förmåga att förmedla kunskaper på ett pedagogiskt sätt.

För anställningen värderas också ett strukturerat arbetssätt, integritet, lyhördhet och hög ansvarskänsla som viktiga personliga egenskaper. Du behöver aktivt söka den information och de kontakter som krävs i ditt arbete samt ta egna initiativ i ditt dagliga arbete.

Arbetet ställer krav på självständighet och förmåga att hantera arbetstoppar.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 

Anställningsform: Tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas.
Omfattning: 100 %
Placering: Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap, Göteborgs universitet.
Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse.

Tillsättningsförfarande 

Intervjuer och referenstagning kommer, vid sidan av skriftliga underlag, utgöra grund för bedömning.

Kontaktuppgifter för anställningen 

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta prefekt Anna Peixoto anna.peixoto@gu.se 031-786 6140

Har du frågor om ansökningsförfarandet vänder du dig till personalhandläggare Anna Karin Wiberg, anna-karin.wiberg@gu.se 031-786 3156

Fackliga organisationer 

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 

För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-02-07

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.