Administrativ samordnare

Ref PAR 2022/1064

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Anställningen är vid Göteborgs centrum för hållbar utveckling, GMV, som genomgår en verksamhetsförändring under 2022. GMV är idag en gemensam enhet mellan GU och Chalmers. I arbetsuppgifterna ingår även en del administration för Nationella sekretariatet för genusforskning. På sikt kan även arbetsuppgifter på andra nationella enheter inom Göteborgs universitet ingå. 

Arbetsuppgifter 

Arbetsuppgiften innebär ansvar för administrationen för GMV samt vissa arbetsuppgifter inom administrationen för Nationella sekretariatet för genusforskning. Den administrativa samordnaren har en stor bredd av kontaktytor såväl inom enheterna som externt. I rollen ingår också att bistå medarbetare med administrativ hjälp vid de båda enheterna.

Ansvaret innefattar att hålla sig informerad om verksamheten, regelverk och system kring administrativa frågor och processer på de båda lärosätena, samt att förmedla detta till enheterna. Likaså ingår att initiera och driva kontinuerlig utveckling av de administrativa processerna och arbetsuppgifterna i samråd med närmaste chef. Som administrativ samordnare är du kontaktperson för en stor bredd av administrativa frågor och beredskap på frågor och åtgärder ad hoc är en del av vardagen.

Till arbetsuppgifterna hör diarieföring och arkivering (digitalt och fysiskt).

I rollen ligger att vara stöd till rekryterande chef i introduktion och administrering av ny personal, arbetande studenter och praktikanter, liksom vid avslut av anställning. Det innefattar arbete i specifika system på både GU och Chalmers.

Som administratör har du ansvar för inköp och upphandling, i samråd med inköpskoordinator. Du tar helhetsansvar för kontorets inköp av förbrukningsmaterial, telefoni och abonnemang, och registrerar fakturor. Resebokningar för grupper och externa personer kan bli aktuellt.

Den administrativa samordnaren är kontorsansvarig och håller kontakten med lokalansvariga och supportfunktioner på båda lärosätena, samt leverantörer av tjänster och material. Du tar det övergripande ansvaret för rutiner och åtgärder som rör felanmälningar, postservice, skrivare m.m. Du säkerställer den allmänna ordningen på kontoret och värnar om en trivsam miljö. Du kommer att ha ansvar för att vara mötesvärd för både fysiska och hybrida möten av olika slag och att hantera mötesutrustning.

Arbetsmängden inom olika arbetsområden varierar över tid. Det är viktigt att kunna prioritera och kommunicera väl med kollegor och närmaste chef, särskilt sett till behov vid två olika enheter. 

Kvalifikationer 

Krav

  • Akademisk utbildning eller flerårig arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter som arbetsgivaren bedömer är relevant.
  • Flerårig vana av olika programvaror och att arbeta med samt lära sig olika IT-system.
  • God kunskap i svenska och engelska i tal och skrift.
  • Arbetet innehåller en stor bredd av uppgifter, med krav på analytisk förmåga, ett stort mått av flexibilitet, god organisatorisk förmåga och hög arbetskapacitet. Du behöver vara serviceinriktad och ha god samarbets- och kommunikationsförmåga.

Meriterande

  • Erfarenhet av en administrativ roll vid ett lärosäte eller en myndighet.
  • Erfarenhet av inköp och upphandling inom offentlig sektor, med kunskap om gällande regelverk.
  • Erfarenhet av diarieföring.
  • Vana att arbeta i flera olika datasystem, såsom program för inköp och upphandling, fakturahantering, personaladministrativa system, resebokningssystem, diarieföring och liknande.
  • Vana vid att hantera mötesutrusning och programvara för digitala/hybrida möten.
  • Kunskap om och intresse för frågor som rör hållbar utveckling, inklusive Agenda 2030 och de globala målen
  • Erfarenhet av nordiskt och/eller internationellt samarbete.
  • Kunskaper i övriga nordiska språk.

Anställning 

Anställningen är en tillsvidareanställning om 100% med placering vid Göteborgs centrum för hållbar utveckling. Tillträde 1: a oktober eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen 

Med anledning av semestertider hänvisas frågor gällande anställningen och rekryteringsprocessen till enheternas funktionsbrevlådor:  gmv@gu.se och  info@genus.gu.se.

Fackliga organisationer 

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 

För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-08-15

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.