Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 53 300 studenter och 6 500 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Göteborgs universitet arrangerar årligen olika akademiska ceremonier som bland annat professorsinstallation, doktorspromotion, nit och redlighet och Nobelföreläsningar. Vi tar också emot officiella besök som ministerbesök och kungligheter.

Vi behöver nu anställa en evenemangssamordnare som ska arbeta med de akademiska högtiderna och de officiella besöken.

Tjänsten är placerad på Kommunikationsenheten som är en del av universitetets gemensamma förvaltning. Här arbetar idag cirka 30 medarbetare – med bland annat press, webb, formgivning, evenemang och akademiska högtider. Kommunikationsenheten har sina lokaler i Vasastan i centrala Göteborg.

Arbetsuppgifter

Ett brett fång av arbetsuppgifter ingår i uppdraget. Du ska vara med i planeringen och genomförandet av de olika evenemangen med allt vad det innebär – planera innehåll, inbjudningar, mat, dryck, lokaler, underhållning, körscheman och gäster. Du ska både arbeta med förberedelserna och sedan vara med under själva evenemangen. Du arbetar också med analys och utvärdering efteråt. 

En stor och viktig del av arbetet är administration och administrativa system. Det är till exempel att uppdatera register, hantera utskick och ta emot anmälningar. Vi använder flera olika administrativa system och du kommer att vara huvudansvarig för det administrativa stödet kring högtiderna.

Du arbetar självständigt men inte ensam. Det här är en tjänst som innebär många kontakter med människor och du behöver vara serviceinriktad och ha lätt för att samarbeta olika grupper av människor – både ministrar, rektorer, hattmakare och restaurangpersonal. Oförutsedda saker kan hända under ett evenemang och du behöver kunna hitta snabba lösningar och vara flexibel.

Akademiska högtider bottnar i många gamla traditioner. Du behöver ha ett intresse för att bevara den här historien, vara noggrann och ha en känsla för detaljer och traditioner och samtidigt ha fingertoppskänsla för när det kan passa att tänka nytt. Vi har ett nära samarbete med studentkårerna och studentmarskalkarna.

Kvalifikationer

  • Krav på akademisk examen eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten
  • Krav på erfarenhet av liknande arbete
  • Krav på erfarenhet av att arbeta med större evenemang
  • Krav på erfarenhet av administrativt arbete
  • Krav på erfarenhet av att arbeta i administrativa system, bokningssystem eller liknande
  • Krav på goda kunskaper i Officepaketet, främst Excel
  • Krav på mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift
  • Krav på goda kunskaper i engelska i tal och skrift
  • Krav på att kunna prata inför folk både på svenska och engelska
  • Meriterande med erfarenhet av projektledning
  • Meriterande med kunskaper i det studieadministrativa systemet Ladok
  • Meriterande med kunskaper i bokningssystemet Axaco
  • Meriterande med kunskaper i FileMaker
  • Meriterande med kunskaper i Microsoft SharePoint och Microsoft Teams
  • Meriterande med B-körkort

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper som initiativkraft, noggrannhet, ansvarskänsla och samarbetsförmåga samt förmåga att klara stressiga situationer. Du behöver ha ett prestigelöst förhållningssätt och med entusiasm ta dig an både de mer analytiska delarna och de mer praktiska delarna av jobbet.

Anställning

Anställningen är tidsbegränsad 12 månader med omfattning 100% med placering tills vidare vid Kommunikationsenheten. Tillträde sker efter överenskommelse.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Maria Eriksson, sektionschef, maria.eriksson@gu.se tel: 031-786 5707.

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande

Ansökan

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2021-05-13 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.

Kontaktpersoner