Ledningssekreterare

Malmö

Referensnummer P 2024/1636

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och Teknisk/administrativ personal med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka arbete hos oss! 

Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss  

Vi söker    

Ledningssekreterare

Innehåll och arbetsuppgifter    

I rollen som ledningssekreterare stödjer du Malmö universitets ledning. Fokus kommer att vara på att ge administrativt stöd till universitetsdirektören, prorektor och lärosätets vicerektorer. Vilka funktioner som ingår kan komma att ändras över tid. På Ledningsstaben arbetar du tillsammans med ledningssekreteraren som främst ger stöd till rektor. Arbetet innebär täta kontakter och samarbete med många chefer och medarbetare inom lärosätet, men också med samarbetspartners utanför universitetet. Arbetet innefattar såväl kvalificerat administrativt stöd som mer vardagliga arbetsuppgifter.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av:

  •  Stödja ledningspersonerna vad gäller kalenderbokningar och mötes- och reseplanering
  •  Administrativt stöd till universitetsstyrelsen och lärosätets ledningsgrupp
  •  Back-up för rektorssekreteraren samt för rektors beslutsmöten
  •  Sakgranska ledningens fakturor och sköta kontering i fakturasystemet
  •  Allmänt förekommande administrativa uppgifter
  •  Arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid då lärosätet är under ständig utveckling

Kvalifikationer    

För denna anställning krävs specifikt: 

  •  mångårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter med stöd till ledningen i större organisation
  •  erfarenhet från annan offentlig verksamhet och det är meriterande om du även har erfarenhet från högskola eller universitet
  •  studerat på högskola eller universitet eller annan eftergymnasial utbildning med relevant för anställningen
  •  erfarenhet av handläggning, gärna kopplat till beslut
  •  mycket god datorvana inklusive de olika delarna i Office-paketet, detta föra kunna hantera information effektivt samt att hantera digitala kalendrar
  •  mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Särskilt meriterande för denna anställning:

  •  Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Som person är du positiv, serviceinriktad, strukturerad samt stresstålig. Dessutom krävs att du besitter hög grad av integritet och diskretion. Du är van att samarbeta, såväl som att ta egna initiativ och arbeta självständigt och proaktivt. Arbetet ställer höga krav på snabbhet och effektivitet och kräver att du är flexibel och van att arbeta med flera olika uppdrag samtidigt. Du kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt, utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet. Du har förmåga att prioritera samt erfarenhet av att systematisera, skapa ordning och reda samt utveckla och förenkla rutiner för återkommande arbetsuppgifter.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Arbetsplats  

Din anställning är placerad vid Ledningsstaben, som är en avdelning inom Gemensamt verksamhetsstöd. Avdelningen ansvarar bland annat för administrativt stöd till universitetsledning och universitetsstyrelse samt universitetets samlade registratur och arkivfunktion. Din arbetsplats är belägen i Malmö universitets hus benämnt Nereus, vilket ligger ca 5 minuter från centralstationen.

Upplysningar    

Chef för ledningsstaben Paula Pragert, paula.pragert@mau.se

 Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.       

Ansökan    

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2024-11-05. Din ansökan ska skrivas på svenska. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts. 

   

Ansökan skall innehålla: 

  • Meritförteckning 
  • Relevanta betyg och intyg 
  • Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten 

Övrigt    

Anställningen är på heltid. Provanställning kan bli aktuellt.

Malmö universitet är ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Tillträde    

2025-03-01 eller enligt överenskommelse.   

Fackliga företrädare    

SACO: Rebecka.johansson@mau.se

SEKO: anne.sundel@mau.se

OFR: lutfi.zuta@mau.se

     

Välkommen med din ansökan!    

#LI-MAU


Du ansöker senast 2024-11-05 genom att klicka på knappen nedan.