Informationsadministratörer

Malmö

Ref REK 2022/126

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats

Anställningarna är placerade vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar bland annat för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet. 

Innehåll och arbetsuppgifter

Under 2022 kommer en ny verksamhet, med arbetsnamnet servicetorget, att utvecklas på Malmö universitetet som syftar till att öka tillgängligheten för studenter, besökare och medarbetare och tillhandahålla en effektiv och likvärdig hantering av inkommande ärenden. Verksamheten är en vidareutveckling av våra nuvarande växel- och receptionsfunktioner och ska utgöra en första linje i form av en tydlig kanal in till universitetet. Det ska vara både en fysisk och digital mötesplats för information, service och självservice.

Dina arbetsuppgifter består i att ge service och information i universitetets receptioner, dess växel samt digitalt i ärendehanteringssystem och chatt mm. I ditt dagliga arbete möter du både studenter, medarbetare och externa besökare. Arbetet är omväxlande och du både hanterar och bereder administrativa ärenden och förfrågningar liksom utför mer praktiska uppgifter som exempelvis försäljning av profilprodukter, hantering av beställningar, utlåning av exempelvis teknik och cyklar samt viss posthantering mm.

Du ingår i ett team med kollegor och du kommer att vara delaktig i det gemensamma arbetet med utvecklingen av vårt nya servicetorg. 

Kvalifikationer

Du ska minst ha treårig gymnasiekompetens eller motsvarande. Egna akademiska studier är meriterande. Du ska ha aktuell flerårig erfarenhet från arbete med administration och service. Du har ett strukturerat och lösningsorienterat arbetssätt och ett engagerat förhållningssätt till dina arbetsuppgifter. Du ska ha god insyn i, och förståelse för, det svenska utbildningssystemet och ett lärosätes organisation.

Som person är du positiv, uppmärksam och tillmötesgående i ditt sätt att vara och i ditt möte med andra. Du tycker om att möta människor och din höga servicenivå grundar sig i ett genuint intresse av att hjälpa andra. Du är ansvarsfull, noggrann och har en mycket god samarbetsförmåga.

Vi har en internationell arbetsmiljö vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska.

Du har generellt god datorvana och är väl förtrogen med MS Office. Du har både intresse och en lätthet för att lära nya IT-system och du har stor vana att använda datorn som arbetsredskap. 

Upplysningar

Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Anna-Karin Thimgren, anna-karin.thimgren@mau.se. Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2022-05-22. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs din ansökan inte på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan ska innehålla:

  • Meritförteckning
  • Kortfattad redogörelse på max 1 sida, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten.

Övrigt

1 tillsvidareanställning omfattning 100%. Provanställning kan förekomma.
1 visstidsanställning omfattning 50% t o m 2023-12-31. Omfattningen kan komma att utökas under rekryteringsprocessen. Det kan vara aktuellt med fler än en visstidsanställning.
Ange vilken av de två anställningarna du söker, alternativt om du söker båda.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet. 

Tillträde

Enligt överenskommelse. 

Fackliga företrädare

SACO: saco-s@mau.se
SEKO: sekocivil@seko.lu.se   
OFR: naser.eftekharian@mau.se

Välkommen med din ansökan!


Du ansöker senast 2022-05-22 genom att klicka på knappen nedan.