Assistenter till Utrikesdepartementet
Har du erfarenhet av att ge administrativt stöd och präglas ditt arbetssätt av struktur? Trivs du dessutom med att ha många kontaktytor och ta eget ansvar? Då kan vi erbjuda dig en variationsrik roll tillsammans med kunniga kollegor i en händelserik miljö. För dig som har gymnasieutbildning och relevant arbetslivserfarenhet finns nu möjlighet att söka assistenttjänster på UD i Stockholm med en möjlighet att på sikt tjänstgöra i UD:s uteorganisation vid någon av våra utlandsmyndigheter. Hos oss väntar spännande utmaningar och en händelserik vardag.
Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Vi söker dig som vill arbeta med olika typer av administrativt verksamhetsstöd på UD i Stockholm.
Som assistent kommer du att ha en viktig roll på någon av UD:s enheter som administrativt stöd och kontaktperson i administrativa frågor gentemot övriga enheter och departement inom Regeringskansliet. Arbetet innebär stora krav på noggrannhet, även med ett periodvis högt arbetstempo. Du kommer att ha många parallella och varierande arbetsuppgifter och du förväntas ta eget ansvar, driva på och följa upp interna processer och vid behov ta fram och utveckla administrativa rutiner.
I arbetet ingår också självständig planering, administration, samordning och genomförande av olika interna och externa möten rese- och besöksplanering samt att upprätthålla och utveckla interna rutiner. Administrativt stöd vid akthantering, arkivering och utlämningsärenden förekommer liksom IT-, budget- och redovisningsfrågor.
Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se
Din bakgrund
Du har gymnasieutbildning och minst tre års arbetslivserfarenhet inom service- och verksamhetsstöd, administration, förvaltning, ekonomi/redovisning eller annat område som bedöms relevant. För dessa uppgifter krävs ej akademiska meriter/examen. Du har god allmän IT-kompetens och goda kunskaper i Officepaketet. Du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Det är önskvärt att du har goda kunskaper i ytterligare ett världsspråk som franska, ryska, spanska eller tyska. Erfarenhet från Regeringskansliet eller relevant erfarenhet från annan statlig/offentlig verksamhet är meriterande.
Dina egenskaper
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är strukturerad och ansvarstagande i ditt arbete. I en omvärldsstyrd verksamhet som vår krävs en förmåga till stor flexibilitet, och som medarbetare i på UD är du flexibel och kan snabbt anpassa dig till nya situationer. Då ditt arbete präglas av många kontaktytor är det viktigt att du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga både skriftligt och muntligt. Tjänsten kräver även att du är kvalitetsmedveten i ditt arbete.
Övrigt
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.
Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare men får gärna ha utländsk bakgrund. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång.
Vi planerar att anställa uppskattningsvis fem medarbetare.
Är du intresserad?
Du är välkommen att kontakta Harriet Pedersen eller Katarina Byrenius Roslund på telefon 08-405 10 00 om du har frågor kring innehåll, villkor och lön. Du kan även kontakta UD:s fackliga representanter UPF (Saco/SRAT) ud-upf@gov.se, respektive ST-UD ud.st-ud@gov.se, vilka även nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.
Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.
Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 7 maj 2024. Vi vill att du använder mallarna nedan för cv och för personligt brev. Formulären ska fyllas i på svenska och bifogas ansökan.
I cv:n gör du en ärlig självskattning av dina språkkunskaper enligt EU:s skala, se länk: http://europass.cedefop.europa.eu/sv/resources/european-language-levels-cefr
Du kan ansöka fram till kl. 23:59 den 7 maj, därefter är ansökningsmöjligheten stängd. I ansökningsformuläret finns ett antal frågor som du behöver besvara innan du kan registrera din ansökan. Börja därför i god tid.
Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Utrikesdepartementet ansvarar för utrikes- och säkerhetspolitik, global utveckling och bistånd, handelspolitik, hjälp till svenskar i utlandet, folkrätt och mänskliga rättigheter, exportkontroll av krigsmateriel, internationella samarbeten med länder och regioner samt handels-, investerings- och Sverigefrämjande.