Om Malmö universitet
Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt. 

Vi söker nu en administrativ assistent placerad vid Institutionen för socialt arbete inom Fakulteten för hälsa och samhälle.

Fakulteten för hälsa och samhälle
Fakultetens utbildning och forskning bedrivs med visionen att främja hälsa och delaktighet. Vid fakulteten utvecklas forskning som fokuserar på samhällsrelevanta problem och söker lösningar inom flera forskningsfält. Fakulteten utvecklar ledande professionsutbildningar som förser hälso- och sjukvård, socialt arbete och näringsliv med kompetent personal. Fakultetens utbildning och forskning finns på fyra platser i Malmö. De allra flesta medarbetare och studenter finns på Malmö sjukhusområde, där fakultetens kansli också finns, men fakulteten har också verksamhet på Universitetsholmen nära Malmö centralstation samt i Västra hamnen. Läs mer om Fakulteten för hälsa och samhälle här.

Institutionen för social arbete
Institutionen för socialt arbete ger utbildningar på grund- och avancerad nivå inom socialt arbete, handikapp- och rehabiliteringsvetenskap och socialpsykiatri. Vid Institutionen bedrivs forskning inom en rad olika områden som rör frågor kring sociala problem och socialt förändringsarbete. Det handlar om forskning kring individer och grupper men också om hur sociala förhållanden hanteras i ett välfärdsperspektiv.

Socialt arbete är en akademisk disciplin och ett forskningsämne, ett utbildningsämne och en praktik eller verksamhetsområde. Det rör klassiska sociala frågor om barns välfärd, missbruk, åldrande, funktionshinder, fattigdom och uttryck för strukturell ojämlikhet utifrån både praktiska och teoretiska kunskapsintressen.

Innehåll och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent kommer du ha ditt arbete förlagt på institutionen för socialt arbete. I rollen som administrativ assistent arbetar du självständigt men i nära samarbete med prefekten och den biträdande prefekten med ansvar för forskningen. Arbetet innebär i huvudsak att stöda prefekten och biträdande prefekt i deras uppdrag som chef respektive forskningsansvarig. Närmast formella chef är administrativa chefen vid fakulteten, men arbetet leds och fördelas ytterst av prefekten.

Exempel på arbetsuppgifter:

  • sekreterare för formella möten inom institutionen (t.ex. APT, ledningsgruppsmöten och handledarkollegier)
  • arrangera möten/evenemang/gruppresor o dyl. inom institutionen
  • administration kring besök av externa gäster (t.ex. bokningar, arvodering, ersättning)
  • bistå vid beställningar av resor och litteratur m.m.
  • personaladministration (t.ex. beställa utrustning och behörigheter, administrera annonsering, hantera timrapportering, administrera formalia kring anställningar, uppdatering av handledarförteckning)
  • administration kring utlysning av forskningsmedel (t.ex. sammanställning av ansökningar, expediering och diarieföring av beslut)
  • administration kring de individuella studieplanerna för doktorander
  • kopiering och sortering
  • diariehantering i viss mån
  • uppdatering av hemsida och liknande
  • behjälplig i synliggörande av institutionens forskningsaktiviteter internt såsom löpande publicering av forskningsinfo
  • i övrigt bistå prefekt och biträdande prefekt med den hjälp och koordinering som behövs inom institutionen

Efter tid förväntas du också ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom institutionen samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser.

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en examen från någon av de teoretiska gymnasieinriktningarna, gärna med en administrativ inriktning av något slag. En eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området.

För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och det är ett krav att du behärskar både svenska och engelska flytande.  

Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service är erfarenhet av arbete där administration och service tillhör de huvudsakliga arbetsuppgifterna ett krav. Erfarenhet från personaladministrativt arbete och/eller erfarenhet som ledningsstöd är meriterande. Har du erfarenhet av att arrangera event och liknande är det också meriterande.

Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom högskole- och universitetssfären. Erfarenhet från personaladministrativt arbete och/eller erfarenhet som ledningsstöd är meriterande. Har du erfarenhet av att arrangera event och liknande är det också meriterande.

För att trivas i rollen måste du ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och ha ett intresse för administrativa uppgifter samt en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning med flera arbetsuppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Upplysningar
Stephan Gavare, administrativ chef, 040-6657835
Maria Hjortsjö, prefekt institutionen för socialt arbete, 040-665 79 71

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2020-07-21.

Löneanspråk ska anges i ansökan.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning med en omfattning på 70% av en heltid. Eventuellt kommer omfattningen justeras till 100% på sikt.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Intervjuer kommer sannolikt hållas under vecka 34.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Tillträde
Enligt överenskommelse

Fackliga företrädare
Saco-S: ellen.albertsdottir@mau.se
OFR/ST: Naser Eftekharian, naser.eftekharian@mau.se 

Välkommen med din ansökan!