Om Malmö universitet
Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats
Anställningarna är placerade vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar bland annat för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet.

Konferensservice stödjer i planering och genomförande av vetenskapliga konferenser och event vid Malmö universitet eller externt anordnade med universitetet som värd.

Vi startar under hösten ett spännande arbete med att bygga upp en ny organisation kring universitetets Konferensverksamhet där ett sammansatt team med kompetenser från Facility service och universitetets Kommunikationsavdelning ingår. Du kommer att vara en av dessa.

Innehåll och arbetsuppgifter
I dina arbetsuppgifter ingår planering och genomförande av olika typer av möten, konferenser och evenemang både för interna och externa gäster. Detta kan innebära allt från att avstämningsmöten med kund, sätta upp konferenswebbsidor, deltagaradministration, samordna internt stöd t ex väktare och IT-stöd, iordningsställande inför mötet, ge service och vara på plats under genomförandet, offert- och fakturahantering samt samordning av utvärderingar.  

Arbetstiden är för det mesta förlagd till kontorstid men det kan förekomma arbete på obekväma arbetstider.

Det kan vara aktuellt med viss del av andra ingående arbetsuppgifter inom enhetens ansvarsområde t ex arbete i reception/växel.

Kvalifikationer
Du ska ha minst treårig gymnasiekompetens och vi vill även att du har utbildning inom service management, event management, projektledning eller annan motsvarande utbildning. Du har flerårig vana av att arbeta projektorienterat med konferenser och event och det är meriterande om du har arbetat med detta inom svenska lärosäten.

Som person är du lyhörd, positiv och professionell i ditt bemötande. Du är van att ha kundkontakter och har en hög servicegrad där du anstränger dig för att hitta lösningar. Du har förmåga att läsa av situationer och anpassa ditt agerande. Arbetsuppgifterna är varierade vilket kräver att du är flexibel och är beredd på att arbeta praktiskt när det behövs. 

Du tycker om att vara delaktig och driva utveckling och förbättring av rutiner och tjänster. Vi ser att du är en person som tar initiativ och delar dina synvinklar för att gemensamt finna bästa lösningen. Det är viktigt att du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga. Vi vill också att du har stor vana av att arbeta självständigt och förmåga att hantera flera löpande processer samtidigt där du på ett självklart sätt tar ansvar för egna projekt och arbetsuppgifter.

Vi har en internationell arbetsmiljö vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska. Du behöver vara en strukturerad och noggrann administratör då arbetet innehåller flera administrativa delar.

Du har generellt god datorvana och är väl förtrogen med MS Office. Du har lätthet för att lära nya IT-system och du är van att använda datorn som arbetsredskap. Det är meriterande om du har erfarenhet att arbeta i konferenssystem med hantering av t ex deltagare och abstracts.

Upplysningar
Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Anna-Karin Thimgren anna-karin.thimgren@mau.se
Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Din ansökan ska bestå av CV och ett kort personligt brev där vi ber dig att på ett tydligt sätt beskriva hur din kompetens stämmer överens med våra krav samt beskriva varför du söker denna anställning. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2020-08-09.

Övrigt
Anställningarna omfattar 100% och avser tillsvidareanställning. Malmö universitet kan komma att tillämpa provanställning.

Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Genomförande av intervjuer och tidplanen för rekrytering och tillsättning anpassas efter rådande omständigheter och rekommendationer.

Tillträde
Tillträde enligt överenskommelse.

Fackliga företrädare
SACO: saco-s@mau.se
SEKO: Sekocivil@seko.lu.se   
OFR: naser.eftekharian@mau.se

Välkommen med din ansökan!