Administratör, sälj- och projektstöd till SMHIs Affärsverksamhet

Gillar du att ha varierande arbetsuppgifter, att möta många människor och att ge fantastisk service? Har du ordning och reda på rutiner och verktyg? Drivs du av att hitta bättre sätt att få jobbet gjort?

Vi erbjuder dig ett jobb i en spännande och utvecklande miljö tillsammans med kvalificerade kollegor.

SMHI Affärsverksamhet erbjuder branschanpassade och kundintegrerade tjänster för näringsliv och för samhälle, exempelvis inom branscher såsom energi, entreprenad och samhällsbyggnad. Tjänsterna baseras på expertkunskap och erfarenhet inom SMHIs samtliga kompetensområden och kundnyttan är tryggare beslut, ökad säkerhet, ekonomisk effektivitet och hållbarhet. Målgrupperna finns främst i Sverige men inom utvalda områden även internationellt.

Tjänsten omfattar arbete som administrativt stöd för affärsverksamheten samt som sälj- och projektstöd. Rollen omfattar bland annat:  

  • stöd till avdelningschef, chefer och medarbetare inom avdelningen med administrativa uppgifter, verksamhetsstödjande system och kontaktvägar.
  • expertanvändare av administrativa verksamhetsstödjande system, exempelvis SMHIs dokumenthanteringssystem
  • arbeta med att hålla avdelningens intranätssidor uppdaterade med aktuell information om rutiner, styrande dokument och aktuell personalinformation.
  • bidra till den dagliga planeringen genom kalenderbokningar, kallelser, utskick och protokollföring.
  • stöd vid rese- och hotellbokning.
  • administrativa uppgifter i samband med nyanställningar och när anställda slutar.
  • hjälpa till vid planering, bokningar och övrigt praktiskt arbete i samband med såväl interna som nationella och internationella möten, seminarier och kurser.
  • hanterar fakturor, till exempel första attestering och fördelning av resefakturor
  • arbetar med att förenkla och förbättra arbetssätt inom det egna arbetsområdet på avdelningen samt tillsammans med övriga administratörer på SMHI.
  • expertanvändare och roll som systemförvaltare av SMHIs CRM-system. Du kommer att utbilda och ge support i detta system samt arbeta för att innehållet är korrekt och uppdaterat.
  • stöd till säljare/projektledare vid fakturering, exempelvis med kundkontakter och uppdateringar av kunduppgifter. Du kommer att arbeta för att förenkla och effektivisera säljprocessen
  • stöd vid kundevent och mässor samt vid behov genomföra enklare försäljning och hantera olika kundärenden.

Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Norrköping. Resor i tjänsten kan förekomma, frekvens och resmål beror på verksamhetens behov.

Din profil

Vi söker dig med lägst gymnasieutbildning och som har minst ett års erfarenhet av arbete med administrativa uppgifter, gärna inom en större verksamhet.

Du behöver ha en god kommunikativ förmåga och trivas i mötet med människor, samt vara noggrann, strukturerad och ha lätt för att samarbeta. Det är viktigt att du som person är positiv och energirik med hög servicekänsla och integritet. Har du tidigare erfarenhet av att jobba med CRM-system, av kundservice och skriftlig och muntlig dialog med kunder är det en fördel. Att bygga relationer med kollegor och kunder är något som faller sig naturligt för dig.

Du är initiativtagande och har förmågan att ta dig an små och stora arbetsuppgifter som stödjer verksamheten, samt har god förmåga att prioritera. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att anordna större möten och att du har erfarenhet av att ha arbetat som stöd åt chefer.

Du har goda kunskaper i att använda vanliga administrativa programvaror och tekniska stöd för dokumenthantering, fakturering, publicering på intranät, videokonferenssystem och ärendehantering. Du behöver också ha goda kunskaper i Officepaketet. Du har ett genuint intresse av att lära dig nya system och verksamhetsrutiner för att sedan kunna förmedla kunskapen vidare.

Då rollen innebär olika slag av skriftlig kommunikation är det viktigt att du har tidigare erfarenhet av att skriva texter till exempelvis intranät eller till olika säljmaterial. Att du har mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska, både i tal och i skrift, är ett krav. Stor vikt kommer att läggas vid bedömningen av din förmåga att använda dina samlade kunskaper och färdigheter.

Vill du veta mer?

För ytterligare information om tjänsten kontakta avdelningschef Susanne Karlsson. Har du frågor gällande rekryteringsprocessen kontakta HR-specialist Elin Ring. Fackliga representanter är för SACO Annika Söderlund och för ST Johan Wiksten och Sofie Lekander.

Då det är semestertider finns inte alla kontaktpersoner på plats samtidigt men någon av oss finns tillgänglig under hela annonsperioden och nås lättas på e-post. Samtliga nås via e-post fornamn.efternamn@smhi.se eller telefon 011-495 80 00.

Din ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 17 augusti 2021.

SMHI är en svensk expertmyndighet med globalt perspektiv och en livsviktig uppgift i att förutse förändringar i väder, vatten och klimat. Med vetenskaplig grund och genom kunskap, forskning och tjänster bidrar vi till att öka hela samhällets hållbarhet. Varje dag, dygnet runt, året om.

Tänk på att de handlingar och uppgifter du skickar till SMHI genom din ansökan blir en allmän handling. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på att i första hand skriva det som du bedömer är relevant i förhållande till kraven på tjänsten. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse.

Kontaktpersoner

Susanne Karlsson

Avdelningschef

011-495 80 00

fornamn.efternamn@smhi.se

Elin Ring

HR-Specialist

011-495 80 00

fornamn.efternamn@smhi.se

Annika Söderlund

SACO

011- 495 80 00

Johan Wiksten

ST

011-495 80 00

Sofie Lekander

ST

011-495 80 00

fornamn.efternamn@smhi.se