Ekonom med administrativt samordningsansvar

vid Stockholms universitets Östersjöcentrum. Sista ansökningsdag: 2024-07-31.

Stockholms universitets Östersjöcentrum bedriver forskning inom områden som är viktiga för Östersjöns framtid. I vårt uppdrag ingår också att öka kunskapen och engagemanget för havsmiljöfrågor och stödja samhällets åtgärdsarbete.

Genom att bidra med vetenskapskommunikation, dialog och samverkan ska vi möjliggöra att viktiga beslut kan tas på god vetenskaplig grund. Vi har även uppdraget att förvalta och tillhandahålla universitetets fältstation Askölaboratoriet och fartyget Electra för forskning och utbildning.
På Askölaboratoriet arbetar fem personer som skeppare och tekniker. På campus arbetar ca fyrtio personer; forskare, kommunikatörer, policyanalytiker och teknisk administrativ personal.

Östersjöcentrum söker en kvalificerad ekonom som också har ett samordningsansvar av vår administration. Du bör gilla att analysera siffror men också att samarbeta med människor. Vi erbjuder dig en stimulerande och trevlig arbetsplats med varierande arbetsuppgifter. Du kommer att bli en nyckelperson för både ledningsgruppen som för medarbetarna.

Arbetsuppgifter
Eftersom Östersjöcentrum är en mindre arbetsplats så kommer du att ha en central roll i verksamheten, med ett brett och varierat uppdrag. Vi söker därför en mångsidig person som uppskattar såväl stora som små göromål. Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter, samt täta kontakter med personer i ledningen, övriga administratörer och medarbetare i kärnverksamheten.

Du kommer framför allt att vara verksam inom två områden; ekonomi och administrativ samordning.

Administrativ samordning
Du ingår i ledningsgruppen och är administrativt stöd till både ledning och medarbetare i verksamheten. Du samordnar olika administrativa processer och bevakar att universitetets regler och riktlinjer följs. Du planerar inköp och upphandlingar i samråd med våra inköpskoordinatorer och har dialog med vår deltidsarkivarie om planering av insatser inom registratur och arkiv.

Rollen är utvecklingsorienterad och i arbetet ingår att vid behov ta fram effektiva rutiner och processer. När det behövs planerar och sammankallar du till möten, samt säkerställer kommunikation av beslut och andra dokument. 

Ekonomiadministration
I ansvaret för ekonomi ingår både löpande ekonomiarbete såväl som strategisk ekonomisk planering med ledningen. I arbetsuppgifterna ingår budgetarbete och uppföljning, prognoser och strategisk ekonomisk planering, rapportera tertial/årsbokslut, avtalshantering, inköp, utveckling av ekonomiadministrativa rutiner, rådgivning till övrig personal, projektredovisning till externa finansiärer samt övriga sedvanliga arbetsuppgifter inom ekonomiområdet. 

Du är involverad i institutionens övergripande ekonomi som stöd till föreståndare och styrelse. Stockholms universitet är en statlig myndighet och arbetsuppgifterna styrs av såväl interna som externa regelverk och du ansvarar för bevakningen av dessa. Du arbetar även nära forskarna med hanteringen av ekonomin för deras forskningsprojekt. Arbetet innefattar många interna och externa kontaktytor, då du samarbetar med såväl medarbetare vid institutionen som universitetets centrala ekonomiavdelning. 
 

Kvalifikationer
Krav

• relevant akademisk examen inom ekonomi eller motsvarande erfarenhet som vi bedömer som likvärdig
• flera års erfarenhet att självständigt arbeta med redovisning och bokslut
• goda kunskaper i Office-paketet, synnerhet i Excel
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska

Meriterande

• erfarenhet av statlig förvaltning, särskilt meriterande är erfarenhet från ekonomiarbete inom högskolevärlden.
• erfarenhet av projektredovisning.
• erfarenhet av upphandlingsprocesser inom myndighet.
• kunskaper i systemen Raindance, W3D3 och Primula. 

Personliga egenskaper
Du är strukturerad, både i ditt eget arbete och i den support du ger. Du är initiativrik och tycker det är roligt att vara en drivande kraft för förändring och förbättring. Du trivs att arbeta ensam såväl som tillsammans. Med de många kontaktytor som arbetet innehåller är det viktigt att du kan och vill skapa goda relationer.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

 

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Ansökningar och intervjuer sker löpande under utlysningstiden. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av föreståndare Tina Elfwing, tfn 08-16 17 27, tina.elfwing@su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.