Arbetsplats
Anställningen som administrativ assistent är placerad inom det gemensamma verksamhetsstödet vid Kansliet för Fakulteten för kultur och samhälle (KS) samt Fakulteten för teknik och samhälle (TS).

Innehåll och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent kommer du vara ett generellt administrativt verksamhetsstöd. Du kommer att arbeta brett med en mängd olika administrativa arbetsuppgifter såsom att förbereda underlag inför visstidsanställningar, hantera timmanställningsavtal och administrera tidrapporter; föra protokoll och minnesanteckningar; sköta konferensbokningar, bevaka och tillsammans med ansvarig lärare/prefekt/centrumföreståndare planera och praktiskt genomföra institutionsrelaterade event såsom forskningsseminarier, examenhögtider, workshops och dylikt; uppdatera hemsidor; sakgranska vissa av fakultetens fakturor i Proceedo; vara stöd vid resebeställningar och vid reserapportering i Primula; mm, samt vara ett stöd för fakulteternas medarbetare i diverse administrativa göromål. Du är delaktig i arbetet med att utveckla gemensamma strukturer och rutiner för det administrativa stödet tillsammans med kollegor inom kansliet.

Kvalifikationer
Du som söker ska ha minst treårig gymnasiekompetens eller motsvarande och du ska ha erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet. Erfarenhet av att skriva protokoll och andra kortare texter samt erfarenhet av event är ett krav. Det är en självklarhet att du har goda kunskaper i Office-paketet samt kan uttrycka dig väl i tal och skrift på både svenska och på engelska. Du ska ha intresse för administrativa uppgifter, ha servicekänsla och stort ordningssinne. Du behöver ha intresse och förmåga att i dialog planera och prioritera arbetsuppgifter samt vara proaktiv i arbetet med att hitta lösningar. Du är van att arbeta självständigt men har självklart god samarbets- och initiativförmåga. Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter med stöd av övriga medarbetare på kansliet.

Det är meriterande med erfarenhet av arbete med olika administrativa system, såsom ekonomi- och fakturahanteringssystem samt löne- och personalsystem. Malmö universitet arbetar med Raindance, Proceedo samt Primula. Vidare är det en fördel om du har intresse och erfarenhet av layout och utformning av webbsidor. Det är meriterande om du har kunskaper i verktyget InDesign. Det är också meriterande om du har kunskaper i webbdesign och om du sedan tidigare har erfarenhet av att använda hemsida som kommunikationskanal. Malmö universitet använder sig av EpiServer.

Upplysningar
Helene Manger, Administrativ chef, helene.manger@mau.se
Lili Söderlund, HR-specialist, lili.soderlund@mau.se

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2018-08-15.

Övrigt
Anställningen är på heltid och tidsbegränsad på 6 mån (vik).
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Tillträde
Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Fackliga företrädare
Saco-S: Martina Vall, martina.vall@mau.se
OFR: Naser Eftekharian, naser.eftekharian@mau.se

 

 

Välkommen med din ansökan!